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Ma semaine idéale (ou comment organiser son temps de travail) #377

Publié le 3 juillet 2017

Sujet essentiel pour beaucoup : comment être efficace, développer l’entreprise, maintenir son plaisir sans élever le stress ni la fatigue… C’est notre Mont Everest…

Mon objectif : PLAISIR + production & efficacité – fatigue – stress…

Partie 1 – Comment gérer son temps efficacement

  • Pourquoi j’ai remis en cause mon organisation
  • Comment je réorganise ma semaine type
  • Je passe d’une TODO à 8 TODO…

1. Bilan

J’étais bien conscient que je devais réinventer ma gestion du temps pour garder un plaisir élevé et pour diminuer le stress & fatigue.

Pas simple quand toute ton entreprise se développe à toute vitesse et que tu as le projet de créer un accélérateur pour entrepreneur (voir le projet 2022).

J’ai donc fait le point sur toutes les choses qui remplissent ma semaine. J’ai pris mon agenda, et fait la liste des thèmes récurrents.
En voici la liste :

Mon autre problème est que j’avais une TODO super longue… pas top pour travailler sa satisfaction personnelle et être pleinement satisfait de ses journées quand ta liste de diminue pas…

2. Evacuer ce qui encombre la cervelle

Tout ce travail m’a demandé du temps. De prendre du temps. De faire des pauses, avec un papier et un crayon.

J’ai commencé par travailler 2 listes : « Todo problèmes à résoudre » et la liste « Todo non urgent non important ».

Je t’explique ça d’ailleurs dans l’épisode #376 :

L’objectif d’un tel travail est vraiment de vider la tête de tout ce qui alimente les pensées négatives. Tu peux voir cette émission et sa présentation sur 2 outils pour travailler son efficacité.

Puis j’ai travaillé une troisième liste, celle du plaisir.
J’ai listé sur une feuille tout ce que j’aimais faire, voulais faire.

3. Création de la semaine type

A partir de tous ces éléments, j’ai imaginé à quoi ressemblerait ma semaine idéale. Ce que je ferais, où, dans quelles conditions (lieu, atmosphère).

Et voici le schéma que j’ai dessiné :
Recherche de la semaine type pour allier efficacité, plaisir et productivité.

Comme tu peux le voir, 8 rôles clés apparaissent dessus :

  1. Stratégie
  2. Création & enregistrement
  3. Travail webmarketing
  4. Relation client & prospection
  5. Travail avec mes clients
  6. Administration, gestion
  7. R&D
  8. Automatisation, process

J’ai volontairement laissé des espaces vides. Le but est de pouvoir dormir, faire face aux imprévus. Garder de la souplesse.

J’adore la spontanéité (Voir vivre sa passion, vivre à fond).
Je suis un nomade, je voyage et vis entre l’
Inde et la France…
Donc ma semaine doit aussi prendre en compte tout ça.

L’objectif d’une telle semaine n’est pas d’être bloqué et d’être obligé de faire tel chose à telle heure. Si je désire inverser 2 blocs, je le fais.

4. Comment je résous partiellement le problème la TODO géante

Une TODO reste une TODO… une liste qui n’est jamais terminée…
c’est un poil frustrant…

Donc plutôt qu’une longue liste, chaque « rôle »/ « bloc » de ma semaine à sa liste TODO dédiée.

L’objectif est d’améliorer la concentration, l’efficacité, le focus (voir Focus + Intensité + Clarté).

Imaginons que nous sommes lundi après-midi, donc sur le bloc Création & Enregistrement, j’ouvre ma todo Création & enregistrement.
Dedans, je vais y trouver :

  • Préparer émission Mon business à 200% semaine pro
  • Préparer prochaine formation
  • Transcrire idées

Ce n’est pas fini…

Gagner en efficacité et développer son entreprise

Commence par ici : consulte les ressources gratuites (vidéos, ressources, livres, guides…) pour prendre en main ton site Internet et surtout comprendre comment trouver des clients avec son site Internet.

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Partie 2 – Automatiser son entreprise, Efficacité personnelle (l’étape 1) #378

Comment éviter de se disperser ? Et comment accélérer son travail ? Voici un modèle d’organisation pour instaurer un peu de discipline et d’efficacité.

Le premier pas pour automatiser ton entreprise :

  • Mettre de l’huile dans l’exécution de son travail,
  • En quoi les processus vont te rendre plus efficaces dans ta gestion du temps,
  • Les 5 étapes pour créer tes processus.

1. C’est quoi un process… ?

Un process, ou processus est une recette de cuisine.

picture carte-postale-cuisiniere

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Un processus décrit comment procéder (comme le fait une recette de cuisine) pour atteindre un résultat déterminé.

En termes d’efficacité, tu peux le comparer à une voie ferrée… Comme un train suit de manière naturelle les rails. Toi, tu suis les étapes de cette recette de cuisine pour exécuter fluidement un ensemble de tâches importantes.
Le truc : une fois que ton cerveau s’engage sur ces rails, il ne réfléchi plus. Il exécute. Donc tu gagnes du temps (est-ce que je dois faire ceci-, j’ai fait ça ou pas ?…)

Un process permet d’éviter l’éparpillement, la déconcentration.
Il permet plus de focus, d’assiduité, de régularité, d’économiser du temps.
Tu sais que tu dois finir ce process avant de passer à autre chose.
Commencer à réaliser des processus permet d’évacuer tout ce qui ne sert à rien, à se concentrer sur l’essentiel.

Plus tard, les process permettront de déléguer les tâches peut créatrice de valeur.
Un chef d’entreprise efficace, est une personne qui délègue et qui automatise. (Je t’en reparle dans les prochaines émissions).

2. Les 5 étapes pour créer un process de travail

Voici comment je te propose de créer tes processus afin de mieux gérer ton temps.

  1. Choisi un bloc clef de ta semaine (Ex : Compta/gestion) et liste toutes les tâches que tu fais systématiquement quand tu fais ta comptabilité et gestion d’entreprise.
    Ex : relever les comptes, synchroniser CRM-banque, …
    Titre ta page « Brainstorming tâches compta ».
  2. A partir de ce grand listing, organise, regroupe et met un titre à chacun de ses groupes de tâches (Ex : banque, e-commerce, facturation…).
  3. Crée un nouveau document Word/oneNote et le titrer « Process compta-gestion ».
    Reprendre ces groupes de tâches dans le bon ordre.
    Mettre au propre ce document. Voilà la base de ton process est fait.
  4. Détermine l’objectif de ton process
    Quel est l’objectif de ce processus ? Que doit-il me permettre d’atteindre ? Note cet objectif en tête de page.
    Ex : Faire ma compta en moins de 30min
    Aussi, détermine ton indicateur de mesure pour apprendre si ton processus est efficace dans le temps.
    Ex : Ma compta-gestion doit avoir moins d’une semaine de retard.
  5. Faire les points 1 à 4 pour chacun des blocs clés de ta semaine (Stratégie, relation client, …)

3. Un processus c’est vivant

Tu viens de créer tes processus.
Bien sûr, tu vas faire évoluer tes processus en même temps que ton entreprise évolue et grandi.

 

Partie 3 : Mesurer son efficacité (et ses bénéfices secrets inconnus) #379

Ai-je été performant aujourd’hui ? Ai-je atteint mon résultat souhaité ? Combien de valeur ai-je crée aujourd’hui ?

L’objectif de cette 3eme partie de ce grand guide sur l’efficacité est te t’apporter les notions de base pour mesurer ton efficacité et te montrer pourquoi c’est important de le faire.
Je désire te montrer comme il est simple de travailler son efficacité.
Et lorsque ces reflexes sont installés… tes résultats augmentent tous seuls ! Magique ? Pas vraiment…

Question : la dernière fois que tu es resté 5h sur tes emails, combien cela t’a apporté de business, de résultats concrets ?

Comment gères-tu ton temps aujourd’hui ?

 

Les points important ce cette partie : Mesurer son efficacité

  • Pourquoi objectiver ses résultats ? Le but ?
  • Faciliter la décision, déconnecte des émotions…
  • Le reflexe à se créer quand tu démarres une nouvelle tâche
  • Les 2 applications pour t’aider à mesurer ta productivité

L’objectif est de garder un lien entre la tâche que je fais maintenant, l’objectif visé, les résultats que j’obtiens réellement.
« Je fais cette tâche depuis 2h, est-ce judicieux de continuer ? Est-ce que je peux la déléguer ou l’automatiser ? »

Le bénéfice secret de travailler son efficacité

Voici un des bénéfices inconnus d’objectiver son travail.

Bien souvent, nous avons tendance à se comparer à l’extérieur :
« Lui il fait son site Internet en 4 jours, et moi je traine depuis des mois… », « elle est sait faire ceci et pas moi… »
Le gros problème de ce mode de pensées est qu’il est complètement autodestructeur. Il va en permanence te rappeler à quel point tu es médiocre… du coup, tu n’es pas capable de voir objectivement les réels résultats que tu obtiens.
Pire, ce comportement sabote ta motivation, ton énergie, ton inspiration…

Et le fait de chercher à mesurer son efficacité de manière objective va aussi te permettre de réaliser que finalement… tu te débrouilles super bien face aux personnes qui t’inspirent !

Pour parvenir à travailler ce bénéfice caché, il nous faut poser des objectifs précis, des critères de mesure objectifs.
Pour objectiver les résultats, pour relativiser tes échecs, ta progression.

Bon autant te le dire tout de suite…

Tu peux avoir les meilleurs outils pour être performant, pour travailler ton efficacité, produire plus etc… ces solutions marchent que si tu respectes un minimum d’hygiène de vie (alimentation, sport, sommeil… Voir petit déjeuner diététique pour la performance mentale) et si tu es aligné avec ton projet.

L’alignement avec soi est un long sujet… je t’en parle dans cette vidéo tournée en Inde : La réussite commence à l’intérieur de soi-même.

C’est aussi le sens de cet article « Hack efficacité : restez concentré pour atteindre vos objectifs », que je t’invite à lire.
Tout le but de ce travail sur le fait de mesurer son efficacité consiste à maîtriser son énergie pour la réserver pour faire ce que l’on aime.
Pour avoir la pêche. De la ressource dans les moments importants.
Et donc par retour, améliorer son hygiène de vie, sa qualité de vie.

Quand tu as de la ressource disponible, tu es alors d’avantage ouvert aux opportunités, tu es plus proactif, plus positif et une réponse au stress plus constructive.

Seuls les résultats comptent

Changer de mode de vie et devenir entrepreneur peut être davantage déstabilisant surtout si tu étais salarié avant.
Avant, tu avais un cadre de référence. Aujourd’hui, le cadre c’est toi…

Seuls les résultats comptent veut dire qu’il te faut déterminer ce que tu veux atteindre. L’émotion (ou sa vision personnelle des choses) n’a pas sa place.
Par conséquent, détermine tes critères de mesures pour te permettre de savoir exactement ce que tu as réellement fait. Objectiver.

Les principes de l’efficacité :

  • J’objective un maximum
  • Je ne me compare pas à l’extérieur, je reconnais ma valeur
  • KFC : je change mes modes de travail pour avoir de nouveaux résultats
  • Je détermine mes critères de performance.

« Yes, bravo, j’ai fait XYZ alors qu’il y a 6 mois j’en étais incapable. »

Voici un lot d’exemples de critères de mesure :

  • Le nombre de nouveaux clients,
  • Le nombre d’heure/semaine pour traiter ses emails,
  • Le nombre de kilos de pommes de terre que tu as ramassé,
  • Le nombre de pages web réalisé,
  • Le nombre de fans qui s’abonnent à ton podcast,
  • La qualité de ton sommeil,
  • Je suis resté concentré à livre un livre plus de X minutes.

Et oui, il faut de la rigueur et de la discipline.
Définir ces critères veut dire que tu prends un moment dans ta semaine pour définir ton objectif et ses critères de mesure.

Si tu n’as jamais appliqué les conseils donnés sur cette page, cela implique que tu te poses 2h et que tu réfléchisses avec un papier et un crayon à comment tu vas réaliser ton projet, comment tu prends tes décisions, comment tu évalues tes résultats.

Le réflexe « je suis efficace »

Si tu as suivi et appliqué toutes les techniques données sur cet article sur la construction de sa semaine idéale, tu devrais avoir :

  • La liste des blocs temps principaux de ta semaine,
  • Un plan de ta semaine idéale qui réparti ces blocs,
  • Une todo par bloc,
  • Un processus d’automatisation/routine/recette de cuisine par bloc.

Et maintenant, j’ajoute : quels sont les critères objectifs pour mesurer ton efficacité pour chacun de ses blocs clés ?

Exemple : le bloc compta.
Est-ce que m’a compta a moins d’une semaine de retard ?

Tu peux aussi observer :

  • Le nombre d’heures effectivement passé par bloc de travail
  • Le travail est il complètement fait de semaine en semaine
  • Le plaisir que tu as pris à le faire
Ce qu’il te faut retenir : chaque fois que tu démarres une nouvelle tâche/travail/opération, définit ton critère de mesure objectif.

La formule : Une tâche =

  • un objectif spécifique
  • un délai déterminé (15 minutes, 1 heure, 2 jours…)
  • un KPI (Key Performance Indicator, Indicateur de mesure)

(Voir méthode smart pour se fixer des objectifs et les réussir)

Efficacité personnelle et capacité de prise de recul

Efficacité personnelle et capacité de prise de recul

A force de travailler ton objectivité, tu vas développer une capacité t’auto-observer. A t’interroger sur ce que tu fais.

Par exemple, un jour tu travailles depuis 1 heure sur une tâche et tu n’as toujours pas de résultat.
Cette capacité d’auto-observation va t’envoyer la question « bon ça fait déjà une heure. Pourquoi ? je continue ou je vais chercher une autre ressource ? »

Seuls les résultats comptent :

  1. Je décide mon objectif
  2. J’observe ce que je fais
  3. Je prends du temps
  4. Je contrôle et décide ce que je fais

2 applications qui mesurent ton efficacité

RescueTime (gratuit)

Mesurer ses distractions et son efficacité avec RescueTime

Mesurer ses distractions et son efficacité avec RescueTime

RescueTime permet de mesurer ce que tu fais réellement sur ton ordinateur. Combien d’heures passées sur Youtube, Facebook ou sur Outlook… ou PowerPoint. Bref l’outil s’installe partout (Mac, PC, Android, iPhone…) et mesure tout.
RescueTime te produit un rapport hebdomadaire facile à lire.

Prépare-toi au choc !

https://www.rescuetime.com/

Toggl (gratuit)

Compter les heures passées par projet avec Toggl

Compter les heures passées par projet avec Toggl

Le principe est simple : chronométrer le temps passé pour chaque action/client/projet que tu as.
L’application est discrète, efficace, et s’installe sur tous les systèmes.
Tu peux produire un bilan global comme détaillé.

https://toggl.com/

Allons plus loin : quelle est l’efficacité de ta stratégie de développement business ?
Combien de nouveaux clients as-tu chaque mois ?

Je te propose 30 minutes d’échange gratuites, sans aucun engagement de ta part. Par contre, je ne propose que 5 créneaux par semaine.

Pendant ces 30 minutes, je vais de poser certaines questions pour recentrer ton travail, t’aider à aller à l’essentiel. Je vais en profiter pour booster ta confiance !

Ma mission de vie : aider un maximum d’entrepreneurs à se dépasser.
A vivre de leur passion. J’adore ça !
Réserve maintenant ton créneau de 30 minutes

 

Construire sa journée idéale

Partie 4 : Se créer et vivre sa journée idéale #380

Que peux-tu faire aujourd’hui pour créer de la valeur ? Que peux-tu faire pour sortir du lot, trouver des clients… Qu’est-ce qu’une journée idéale pour toi ? Pour prendre du plaisir, développer son réseau, apprendre, pérenniser…

Les points importants de cette partie concevoir la journée parfaite

  • PLAISIR + formation + proximité = dépassement de soi
  • La métaphore du vase et des cailloux
  • 6 clés pour vivre des journées parfaites

 

1. Rappel : les 3 clefs pour s’épanouir

Il me semble important de te parler des piliers sur lesquels j’appuis mon quotidien et l’accélérateur Mon business à 200% (tu peux lire ici le projet 2022).

La réussite passe par le Plaisir, La formation, la Proximité, et le Dépassement de soi.
L’objectif in fine est de nourrir et d’amplifier l’énergie qui réside en chacun pour lui donner la force de se dépasser. Et donc de réussir.

Plaisir et fun.

La notion chrétienne de sacrifice n’a pas sa place dans le paradigme du 21eme siècle. Donc pour surmonter les efforts requis pour lancer et développer son entreprise nécessite de prendre beaucoup de plaisir. Tout vient du cœur !

Formation.

Pour ne pas réinventer la roue, la formation est la clé de voûte de la réussite. Il est aujourd’hui inconcevable de conduire sans permis de conduire… L’idée consiste à transmettre les clés de la réussite, la compréhension du nouveau paradigme, les outils du savoir-être et du savoir-faire.
Toutefois, il ne s’agit pas d’imposer un modèle de réussite. Mais de fournir les outils du savoir-être et du savoir-faire.

Proximité.

Avec le réseau, les rencontres, l’entrepreneur sort de son isolement et observe ses pairs… La proximité avec son réseau permet de confronter ses idées, de modéliser le succès des autres, développer les affaires, pour ainsi renforcer sa confiance en lui : « Yes I Can! ».

Ces 3 clefs t’amènent naturellement celle-ci :

Dépassement de soi.

L’entreprenariat c’est prendre des risques et donc prendre des décisions qui nous font sortir de notre zone de confort. L’apprentissage du dépassement de soi est un muscle, résultat de l’apprentissage l’échec et de la réussite. A l’accélérateur Mon business à 200%, tout est fait pour pousser à la prise de risque et à expérimenter.

2. La métaphore du vase et des cailloux

Cette métaphore assez connue est la suivante :

Tu prends un vase, tu y mets des cailloux :

La gestion des priorités, le vase n’est jamais aussi plein qu’on ne le pense

La gestion des priorités, le vase n’est jamais aussi plein qu’on ne le pense

Est-ce que le vase est plein ?
Non. Tu peux maintenant y mettre des graviers qui vont se caller dans les interstices.
Est-ce que le vase est plein ?

Pas encore. Tu peux mettre du sable.
Et maintenant ? Toujours pas… tu peux finir de remplir le vase avec de l’eau…

Ce qu’il te faut retenir : quand ta journée ou ta semaine est pleine… eh bien elle ne l’est pas vraiment.
La seconde leçon est qu’il faut d’abord placer les gros cailloux.

Et toi, quels sont tes gros cailloux ?
C’est précisément les blocs importants que je t’ai fait définir dans la première vidéo de ce guide (#377, Se créer sa semaine idéale)

Tu positionnes ce qui très important sur la semaine et sur la journée.
Quels sont tes gros cailloux d’aujourd’hui, et de tes journées idéales au sens large ?

6 clés pour construire et réussir ta journée idéale

Clé 1 : Visualiser sa journée

Cette action est à faire idéalement le matin juste après ton réveil. Elle consiste à imaginer ta journée.
Je te propose de commencer par une pause…
bien souvent, nous avons tendance à nous lever puis à lancer la machine d’action : allumer l’ordi, faire le café, envoyer un sms, regarder Facebook… bref rien qui t’apporte de la sérénité ni même de la structure.

Je te propose au contraire de commencer par un travail de centrage sur toi-même.

Faire des grandes respirations.
Prendre un papier et un crayon et lister les choses que tu aimerais faire aujourd’hui.
Consulter tes TODOS et construire les moments clés du jour.

A partir de ça, je t’invite à visualiser comment tu vas faire pour exécuter ces tâches, et à visualiser comment tu vas te sentir et ressentir quand elles seront terminées, et à visualiser les résultats.

De même qu’un problème posé et cerné est à moitié résolu, une tâche visualisée est à moitié faite !

Clé 2 : Sélectionner ses graviers

Si tu suis mon modèle proposé dans le 1er épisode de ce guide (voir 1ere vidéo), tu as chaque jour un bloc clé sur lequel travailler (Ex : stratégie, relation client, gestion, R&D, …). Ça c’est tes gros cailloux.

Quels sont tes graviers ?
Je t’invite donc à ouvrir ta TODO qui correspond au bloc du jour et sélectionner les actions/tâches à faire aujourd’hui. Je t’invite à les déplacer en tête de liste.

Je t’invite aussi à faire un travail de visualisation pour chacune de ses tâches.

  • Visualise comment tu vas réussir à les faire,
  • Ressent ce que tu vas ressentir dans ton corps après avoir réussi chacune de ses actions

Clé 3 : Ne pas se comparer aux autres

Pas besoin d’être performant comme le PDG de Total. Pas besoin d’aller vite comme une Ferrari.
Vas à ta vitesse, à ton rythme.

Chacun à sa définition de la réussite. Pour certain, réussir c’est avoir beaucoup de temps, pour d’autres des finances… La performance, c’est pareil.

Ce qui compte : PRENDRE DU PLAISIR.
Apprendre. Développer le réseau. Se dépasser.

Bosser comme un malade n’est pas une solution. Et c’est d’ailleurs souvent le symptôme d’une mauvaise organisation et d’un manque d’efficacité. Qui conduit souvent à l’épuisement.
Si justement tu ne voix jamais le bout de tes journées, je t’invite vraiment à prendre du temps pour toi, faire une pause, et à bien relire ce guide…

Clé 4 : Un poil de discipline

Souvent, quand j’aborde ce sujet de l’organisation, les personnes entendent qu’il faut avoir un discipline super forte, qu’il faut être extrêmement rigoureux etc. Comme à l’armée.

Alors pas forcément. Oui, il faut un minimum de discipline et de rigueur pour installer un système d’organisation au début. Puis, il va devenir une habitude.

Rappel (oui) : l’objectif est de prendre du plaisir, pas de se contraindre.
Ne pas confondre la contrainte de suivre un système et la contrainte de représente la tâche à faire…

Demande-toi : comment peux tu prendre du plaisir à mettre en place ce système d’organisation ?
Quels sont tes intérêts à gagner en performance à l’échelle d’une journée ?

Exemple concret : quand je réussis à être efficace et à m’organiser me permet de finir ma journée à 4h50. Je peux tranquillement aller chercher mes enfants à l’école et m’occuper d’eux ensuite.

Clé 5 : Quand je ne sais pas

Quand tu ne sais pas faire quelque chose, quand tu bloques depuis trop longtemps sur une tâche… Arrête tout, et tourne-toi vers tes sources d’aides pour avancer.
Google, YouTube, faire appel à un collègue, appeler un spécialiste…

D’où l’importance de toujours déterminé un objectif précis & spécifique et un délai imparti pour CHAQUE tâche.

Ainsi, quand le délai est quasi écoulé, un warning s’allume et te dit « attention, pourquoi prends-tu autant de temps ? existe-t-il un moyen plus efficace d’accomplir ce travail ? »

Le but est de s’obliger à structurer son travail.
Sans extrême. En accord avec soi.

Clé 6 : LE réflexe quand tout bloque

Quand une tâche te bloque tout. Ça plante. Tu ne trouves pas de solution. Tu as un gros nuage noir dans la tête !
Dans une telle situation, arrête tout et passe à autre chose.

Lâche prise.

La solution se présentera d’elle-même.

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Les 19 applications pour travailler efficacement.

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Partie 5 : 19 applications pour travailler efficacement #382

Quelles applications et logiciels pour travailler avec plaisir et légèreté… ? Est-il possible de rendre tes journées plus fluides avec les bons outils ? 19 suggestions.

Les logiciels PC, Mac, Android, iPhone

  • Quel est le rapport entre ta cuisine et ton ordinateur
  • D’un le côté le porno… de l’autre le boulot
  • Ma suggestion d’application pour être efficace.

 

 

1. Ton ordinateur rangé comme ta cuisine

Comment est ta cuisine ? A peu près rangée ?
Les casseroles propres dans à leur place, les verres sont aux bons endroits. Quand ta poubelle est pleine, tu la vires, exact ?
Ton ordinateur, c’est pareil…

RANGE, ORGANISE tout ce qui se passe dans ton ordinateur.

Applique la même rigueur que tu as pour ta cuisine au classement de tes logiciels, dossiers, documents sur ton ordinateur.

2. Un ordinateur qui ne sert qu’à travailler

Tu as un ordi pour le porno, la famille, les loisirs… et un autre pour le travail. Un ordinateur qui ne sert que pour le travail.
Tous les sites douteux sont des nids à virus.
Nous avons besoin d’un ordinateur qui tourne au poil pour être efficace. Donc tu sépares : 2 ordinateurs.

19 applications pour travailler

Microsoft Office 365
Word, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint… que tu peux installer sur 5 ordinateurs-tablettes-téléphone.

Prise de notes

OneNote, EverNote. Ces logiciels s’installent sur tous les postes (Mac, PC, Android, iPhone). Les notes sont automatiquement synchronisées sur toutes les installations et dans le cloud.

Gestion des emails

Je n’ai pas mieux que Outlook à te proposer… Outlook est loin d’être parfait, me fait bondir parfois…

Equipe

Slack, MeisterTask, Skype

Carte mentale

MindMeister

Prise de note en audio

Vocaroo (service d’enregistrement audio en ligne extrêmement simple)

VoiceDrop, application Android pour prendre une note audio et l’uploader directement sur DropBox.

Recordsense, SmartVoice Recorder.

Numériser ses documents

Tout simplement DropBox

Efficacité

RescueTime, permet de mesure ce que tu fais sur l’ordi et en déduit ton efficacité globale.

Toggl, qui permet de comptabiliser les heures passées à travailler sur des tâches précises.

Gestion des documents

DropBox, OneDrive, GDrive

Optimiser ses déplacements

Waze, Uber

A lire : la boîte à outils collaboratifs pour consultant nomade

Je partage dans cet article les différents outils et astuces pour pouvoir offrir une prestation de travail à distance de qualité.

 

Cet article sera complété par des prochaines émissions :

  • Automatiser son business
  • Bien gérer sa liste TODO…
  • La TODO du jour

8 clés pour gérer sa liste Todo comme un chef #383

Objectif : éviter que ta todo liste ne ressemble à un fleuve en cru ou à un grenier plein de toiles d’araignées… 8 points pragmatiques pour organiser sa todolist.

Partie 6 : organisation de ses tâches de travail

  • Le lien entre une bonne organisation de ses tâches et sa todo liste
  • 8 clés pour organiser sa todolist professionnelle
  • Eviter les syndromes du grenier ou spaghetti…

1. Une tâche = verbe + complément

Mieux la tâche est écrite, mieux sa compréhension et sa mise en œuvre va être rapide et fluide.
Verbe d’action + complément

Exemples :

  • Rédiger article 383
  • Trier les emails de tantes Gertrude
  • Appeler M. Bonclient

Mauvais :

  • Compta
  • Livre « XYZ »
  • M. Bonclient

L’idée est de formuler sa tache de manière spécifique, comme pour un objectif SMART.

Quand tu vas lire ta todo, le simple fait de lire le verbe d’action va activer ta capacité d’imagination et t’aidera à entrer dans l’action que tu vas accomplir.

2. Centraliser sa todo

L’objectif est que l’ensemble de ta todo soit notée et gérée sur un seul et même outil.
Par exemple : un cahier, une fiche sur OneNote ou Evernote, un tableau blanc…

3. Gérer les priorités

Souvent, la todo liste ressemble à une liste assez long. Quand tu la prends entre les mains et que tu dois décider quelle tâche faire maintenant… laquelle choisis-tu ?

Pour éviter ce « bug » (« qu’est-ce que je fais maintenant ? ») face à la multitude de choses à faire, l’astuce réside à donner une priorité aux tâches. Très important, Important, A faire.

Par exemple, avec un code A, B, C ; un code couleur Rouge-Bleu-Vert, des chiffres 1-2-3.

Objectif : repérer en un coup d’œil toutes les taches importantes (les A, les Rouge, les 1).

4. Utiliser ta liste tous les jours

Ça paraît trivial.

Même si pense savoir ce qu’il est écrit dans ta todo… Même si tu dois faire quelque chose de très très important… Lis ta liste de tâches avant de commencer ta journée.

Lire, barrer, cocher, compléter, organiser, ajouter, supprimer…

Une telle gestion des tâches permet de vider le cerveau.
De ne pas se dire en permanence « ah oui il y a ça et ça à faire ». Si ta todo fonctionne, note la tâche que tu dois faire et autorise-toi à l’oublier.
Ta todo est là pour s’en souvenir.

Ce qui est écrit n’est pas dans le cerveau.
Si tu fais confiance à todo, c’est plus de sérénité (donc moins de stress).

5. Une liste qui s’allonge

Si ta liste s’allonge sans cesse, et que tu n’as pas le temps de tout faire… Si ta liste ressemble à fleuve… C’est le signe qu’il faut revoir les critères de ce que tu notes comme tâche.

  • Que considères-tu comme tâche ?
  • Quelles sont tâches à faire apparaître dans ta todo ?

6. Liste au père Noël

Ta todo liste n’est pas une liste de souhaits.
Ta todo liste est une liste d’actions à réaliser.

Nous avons beaucoup d’idées de choses à faire, à tester…
La vie est longue, les journées sont courtes…

Ma proposition : avoir une liste de souhaits, une liste d’idées.
Dans laquelle tu notes… pour soulager ton cerveau…

7. Eviter le syndrome du grenier

Si tu as une tâche qui reste trop longtemps dans ta todo, c’est le signe qu’il s’agit d’un souhait…
Donc déplace cette tâche en tête de liste des souhaits…

Je t’invite à définir un critère « toute tâche qui reste plus de 7 jours dans ma todo est déplacée dans la liste des souhaits ».

8. Eviter le syndrome du plat de spaghetti

Trivial… Plus ta liste de tâches est simple, plus ça roule !

La simplicité est toujours ta meilleure amie pour réussir ton business !

Simplicité = plaisir
Simplicité = apprentissage
Simplicité = facilité de lecture
Simplicité = faciliter la compréhension de mon entourage de ce que je fais
Simplicité = je me comprends mieux

Plus ta todo liste est simple, meilleur c’est pour ton entreprise.

Prochain épisode : comment automatiser son entreprise !

5 actions pour se libérer du temps et automatiser son entreprise #385

Mission : alléger son emploi du temps par l’automatisation et en déléguant. Moins de stress, plus de temps. Objectif : donner du temps là où tu crée de la valeur ajoutée.

Prendre plus plaisir et créer de la valeur

  • Rappel des avantages à automatiser son entreprise…
  • La différence entre automatiser et revenus passifs
  • Les 5 clefs pour mettre en route l’automatisation

Voici la vidéo :

Pour aller plus loin sur l’automatisation :

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