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Dématérialisation : comment une mauvaise gestion des documents ruine votre entreprise – #23

Publié le 19 février 2015

Dématérialisation = gestion électronique des archives pour un management efficace. La dématérialisation active des leviers économiques que vous ne soupçonnez même pas !

Pourquoi devriez-vous encore perdre beaucoup d’argent et de temps pour gérer vos documents, l’archivage des factures ? Des solutions existent ! Et si vous utilisiez ces économies à portée de main à prospecter, à vendre… ou juste pour augmenter vos profits…

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Mais je vous rassure tout de suite : beaucoup d’entrepreneurs ne mettent pas en place un système de dématérialisation ou GED parce qu’ils ne savent pas quels outils utiliser, et par peur de l’informatique.

Écoutez la partie 2 ici

Définition : la dématérialisation

La dématérialisation, c’est la gestion des flux de documents dans votre entreprise. Devis, facture, bon à tirer, courriers en tout genre, documents internes, comptabilité fournisseur, documents administratifs…

Définition Wikipédia (citation)

« La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d’informations matériels (souvent en papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs, jusqu’à la création de « bureau sans papier » ou « zéro papier » quand la substitution est complète. »

La définition du Ministère de l’économie

La dématérialisation, en matière de marchés publics, c’est la possibilité de conclure des marchés par voie électronique, soit par l’utilisation de la messagerie électronique, soit par l’emploi d’une plateforme en ligne sur internet.

Termes similaires

Archivage électronique, GED, pour Gestion Électronique des Documents. Qui signifie tout simplement transformer les documents papiers en documents informatiques, avec un logiciel qui aide à la gestion des archives.

Logiciel de gestion documentaire, c’est un logiciel qui collecte, organise automatiquement ou semi automatiquement vos documents. Ils permettent la lecture du texte dans les images par exemple.

Une montagne de documents ingérable

Comme vous le savez, vous avez des tonnes de documents, vous en recevez encore plus tous les jours : des factures, des courriers plus ou moins utiles, des demandes clients. Ingérable sans organisation !

Vous avez mis en place des systèmes plus ou moins performants, peut être que vous payez une secrétaire et un comptable pour gérer tout ça, mais bref vous savez que c’est un problème. Vous savez que vous n’avez pas d’accès immédiat à l’information ; là, tout de suite, aux documents importants.

Les anciennes méthodes sont has been, aujourd’hui :

  • vous avez besoin de réactivité, d’être efficace,
  • l’espace immobilier coûte cher,
  • le volume de document est tel, qu’après 20 ans d’activité, vous avez littéralement besoin d’ouvrir un immeuble « Archives nationale de mon entreprise» !
  • l’aspect juridique : les documents doivent être conservés de manière sûre.

Vous pensez peut être que ce problème reste et restera un problème ingérable. Vous savez très certainement que la gestion des documents rend votre entreprise très vulnérable.

Combien d’opportunité d’affaire manquées à cause d’une mauvaise gestion des documents ?

Vous savez aussi que vous manquez des opportunités business parce que vous n’êtes pas capable de faire ressortir la bonne information au bon moment, parce que les informations utiles ne sont pas extraites automatiquement.

Il y a tout un lot de solutions qui permettent de gérer vos documents de manière efficace. Ça s’appelle la dématérialisation. C’est-à-dire transformer un document papier en document informatique.

Il y a tout un processus à mettre en œuvre dans votre entreprise pour faire ça de manière automatique.

Découvrez les différents aspects de la dématérialisation dans cet épisode audio :

  • Les coûts en trésorerie cachés de votre gestion des documents : vous allez bondir ! Accrochez-vous!
  • Découvrez en quoi dématérialiser est vraiment une aubaine: économie, temps mais plein d’autres aspects aussi,
  • Dématérialiser, c’est vous enlever une très grosse épine du pied qui vous empêche d’être compétitif,
  • Comprenez vraiment comment la dématérialisation peut vous aider dans votre entreprise, quels sont les leviers qu’elle permet d’activer,
  • Découvrez pourquoi la dématérialisation protège votre entreprise,
  • Les tendances, d’où vient la dématérialisation, pourquoi le faire plus exactement
  • Les 3 points sur lesquels vous devez vous focaliser pour réussir votre dématérialisation,
  • Un aperçu des outils disponibles

Dans la prochaine partie de cet épisode audio, je vous parlerais de :

  • Des tendances de la dématérialisation,
  • Et comment vous pouvez mettre en œuvre votre dématérialisation dans votre entreprise, étape par étape.

 

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