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La boîte à outils collaboratifs en ligne du consultant nomade

Publié le 26 janvier 2016

Chaque rencontre avec mon client doit être esthétique, inspirante et doit booster la créativité. Boîte à outils collaboratifs que j’utilise.

Le métier de consultant c’est des rendez-vous et des réunions qui doivent être toujours le plus constructives et productives possible.

J’ai une conception de mon métier de consultant très personnelle. Chaque rencontre avec mon client doit être esthétique, inspirante et doit booster la créativité.
Sinon j’arrête mon travail. Du coup, je suis toujours en recherche d’outils de travail collaboratif.

Mes conditions : ça doit être facile pour mon client, efficace pour moi, et pas trop coûteux.

Donc comment expliquer des choses difficiles à distance ? Comment convaincre, vendre une prestation de conseil, présenter un plan d’action, le travail fait… de manière efficace et accessible pour mon client ?

La boite à outils du consultant

Cet article est mon retour d’expérience direct de consultant : je gère au quotidien des opérations de stratégie, marketing et communication et des actions de développement sur les sites internet de mes clients.

Juste pour rappel, voici le matériel exact que j’utilise tous les jours pour effectuer mes missions :

J’ai choisi ces modèles de tablette et de téléphone parce qu’ils proposent en natif des solutions ultra efficaces avec un stylet. L’écriture est quasi identique à une écriture réelle sur papier.
A mon sens, un smartphone est strictement inutile sans stylet : long et fastidieux.

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Téléphoner à & vers l’étranger pour quelques centimes

La première chose dont j’ai besoin à l’étranger est de téléphoner sans faire exploser la facture téléphonique. Comme tous les entrepreneurs nomades.

Matériel de pro : les écouteurs qui changent la vie

Je suis une personne extrêmement sensible au bruit lorsque je suis en communication avec quelqu’un.
Du coup, j’utilise un outil qui filtre les bons et mauvais bruits… Il s’agit du Sound Cancelling System de Bose. Autant vous dire que c’est bluffant !

Si un jour vous passez devant une boutique BOSE, testez-le. Cet écouteur sophistiqué annule 90% des bruits de votre environnement. Bon par contre il n’est pas cadeaux…

Des écouteurs hors du commun : BOSE QuietComfort 20

Des écouteurs hors du commun : BOSE QuietComfort 20

ActionVOIP

Cette application m’a donné par moment quelques bugs comme par exemple impossible de recharger le crédit avec ma CB. Mais depuis la nouvelle version, elle fonctionne bien. Pas de blabla ou de fonction inutile (comme Skype par exemple).

Pas cher, efficace.

outils-de-consultant-à-letranger-app-actionvoip-samsung-galaxy-s4

Permet le rappel sur une ligne local (call back) : vous donnez le numéro de téléphone à appeler à ActionVOIP, puis ActionVOIP vous appelle sur votre ligne locale…
L’appel est ensuite redirigé vers votre destinataire… avec une qualité parfaite !

L’intérêt du Call Back est que vous n’avez pas besoin d’une bonne connexion internet.

Skype

Skype est incontournable, mais les services payants sont encore un peu chers.

Chat, appels … Mais pas de partage d’écran sur Android.

J’observe quand même quelques faiblesses comme recevoir les invitations de ses clients est parfois long. Skype est un produit Microsoft… avec les incohérences liée à Microsoft. C’est pénible !

D’autant plus que je trouve l’interface de Skype vraiment pas intuitive (font chier ces designers, je vous le dis !)

Des rendez-vous à distance avec WebEx de Cisco

WebEx est une vraie solution de pro pour des réunions collaboratives. Gratuite pour un usage simple, les services sont vraiment efficaces et performants.
Compatible Android, iOS, PC et Mac.

Cette application me donne accès à mon souhait le plus cher : pouvoir parler à mon client et partager mon écran de Tablette (ok jusque-là me dites-vous…).

Je partage mon application tableau blanc… L’association voix + schéma est super puissante.

Procédure :

  1. Sur ma tablette, je lance mon app WebEx. Je lance ma réunion ;
  2. Par téléphone/SMS/WhatsApp, je donne le numéro à 9 chiffres (ex. 322 541 785) à mon client pour qu’il rejoigne la réunion via biz200.fr/rdv ;
  3. Mon client se connecte,
  4. Je partage mon écran de tablette,
  5. Lance l’application Explain Everything…

Et ça donne ça :

Partager et éditer en live un document à plusieurs à distance

Google Drive

L’intérêt de Google Drive est le partage en temps réel vraiment fonctionnel même avec une petite connexion internet.

Le couple Skype + Google Drive est fonctionnel : la réunion se passe bien, chacun peut naviguer sur son propre écran, et de compléter le document partagé.

Comment partager un document sur Google Drive ?

  1. Allez sur Google.fr
  2. Puis sur Google Drive
    Partage de document sur Google Drive

    Partage de document sur Google Drive

  3. A gauche : naviguer dans « Mon Drive ». Un simple clic droit puis choisir « Partager » dans le menu.

Microsoft Office 365

Tous les outils de Microsoft permettent le partage et l’édition en temps réel de document. (Menu Fichier puis Partager).

Pour être franc, je l’utilise que rarement.

Partager et collaborer sur un document avec Microsoft Office 365

Partager et collaborer sur un document avec Microsoft Office 365

Partager un dossier dans Dropbox, OneDrive ou Google Doc

Par moment, j’ai besoin d’échanger plusieurs documents avec mes partenaires et clients.

Je n’envoie plus de fichiers joints – sauf devis & factures – par email (trop lourd, incertain et compliqué avec une connexion internet instable).

Je préfère partager un dossier sur Dropbox ou OneDrive : un simple clic droit sur le dossier/fichier puis « partager le lien » suffit.

Envoyer de gros fichier en ligne

Une présentation PowerPoint, une vidéo, des fichiers audios…
J’utilise principalement 2 services :

Dépannage à distance : TeamViewer

Excellent pour prendre le contrôle d’un ordinateur à distance.

J’utilise ce logiciel depuis très longtemps.
Avant, pour dépanner mes clients en tant qu’informaticien.
Aujourd’hui pour former à distance mes clients lors de la prise en main d’un nouveau site Internet et plus rarement pour du dépannage informatique.

Microsoft a aussi développé une application : Remote Desktop.

Utiliser sa tablette comme un tableau blanc/ardoise

Mon travail de consultant m’amène à toujours à schématiser, expliquer un processus étape par étape, etc. Mais pas toujours de bloc papier sous la main. J’ai juste besoin de lancer l’une de ces applications de tableau blanc.

PS : franchement, ça me fait de la peine d’utiliser de moins en moins de vrais stylos et papiers… moi qui adore les beaux stylos plumes… sic… Nomadisme oblige.

Tableau blanc Explain Everything (5$/mois)

Cette application de tableau blanc est franchement bien conçue.
Rapide, pragmatique, prise en main évidente, ingénieuse.

Schématiser, expliquer : tableau blanc avec l'app Explain Everything

Schématiser, expliquer : tableau blanc avec l’app Explain Everything

Pour être perfectionniste : je pourrais lui reprocher 4 choses :

  1. La gomme ne permet pas d’effacer un ensemble de lignes/dessins : il faut gommer pixel par pixel
  2. Pas de bouton pour effacer l’écran d’un coup. Changer de diapo est trop long. (mais c’est le défaut quasi systématique de toutes ces applications mobiles)
  3. L’export en vidéo est beaucoup trop long (peut être que ma tablette n’est pas assez puissante, no idea). Du coup je filme directement avec l’application Mobizen.
  4. Des petits bugs dans la vidéo enregistrée par l’app.

Lensoo Create (14$/an)

L’application est sympa mais le design est moins soigné, plus brute de décoffrage. Je retrouve dans Lensoo Create les mêmes défauts que pour Explain Everything.
Son avantage serait peut-être le prix.

Tableau blanc avec l'application Lensoo Create

Tableau blanc avec l’application Lensoo Create

Applications testés mais pas au point :

  • Skedio
  • Et d’autres dont je ne me rappelle par leurs noms…

Filmer son écran de tablette

Filmer son écran de tablette pendant que j’explique un truc en faisant des schémas. C’est pour moi le moyen d’enregistrer des formations pour mes clients et pour mon espace membre privé BizFaster.

Inspiré par la méthode de Jean Rivière (WebMarketing Junkie), cette méthode à l’avantage de ne pas perdre son temps à créer un PowerPoint super sophistiqué pour ensuite filmer son écran.

Comme micro, j’utilise le Rode SmartLava+.

Solution 1 : afficher l’écran de sa tablette sur votre PC et filmer ensuite son écran PC

Ce n’est pas la solution la plus facile, ni la plus pratique. Mais dan certaine situation, elle donne plus de possibilités.

Ça permet d’alterner : un coup je filme mon écran de PC, puis ma tablette (schématisations), etc.

Pour afficher l’écran de sa tablette sur son PC, j’utilise une de ces applications :

  1. PC Remote Agent
  2. Mobizen

Je filme ensuite mon écran PC avec l’application Camtasia Studio. Il existe d’autres outils, mais celui-là me convient.

Solution 2 : filmer directement l’écran de la tablette

Depuis que j’ai un micro que je peux directement connecter à ma tablette (le Rode SmartLava+) je peux filmer mon écran de tablette directement avec la bonne prise de son, sans avoir à faire de montage audio.

Les 2 seuls traitements nécessaires à faire avant de publier : couper les parties non souhaités et améliorer le rendu audio.

Prendre des notes vocales pour ne rien oublier et pour plus d’efficacité

C’est un mode de travail complètement déstabilisant au début (j’ai l’impression d’être un dentiste qui dicte son rapport…).

Enregistrer l’audio peut être super-pratique pour enregistrer un rendez-vous, une synthèse, une idée d’article, un morceau de stratégie à développer.

Vous pouvez vous analyser ou reprendre les points par la suite à tête reposée.

Cas pratique : je m’enregistre pendant mes rendez-vous et je réécoute pour améliorer mon anglais.

Objectifs :

  • Enregistrement propre et de qualité de sa voix sur mon téléphone ;
  • Si besoin, organiser et renommer facilement mes notes vocales ;
  • Export automatique vers mon ordinateur (via Dropbox, Google Drive, ou Onenote).

Les applications avec lesquelles je travaille :

  • Recordense (la plus aboutie)
  • Smart Voice Recorder
  • Voice Recorder, une excellente qualité audio avec différent pré-réglage

Par contre, je suis désolé, je ne me souviens plus des applications que j’avais testées et que j’ai virées car mal conçues.

Mon écran Samsung Galaxy est organisé pour être efficace

Mon écran Samsung Galaxy est organisé pour être efficace

Note : observez mon écran : il est organisé pour prendre des notes : écrites, vocales.

Votre retour d’expérience de consultant et d’entrepreneur nomade

A venir : quels outils utiliser pour un travail collaboratif, pour avoir un agenda collaboratif, et éventuellement un espace de travail collaboratif ?

La difficulté dans une collaboration dans les deux sens sur un tableau blanc collaboratif par exemple, c’est que tous les intervenants doivent être équipés du matériel technique nécessaire (tablette, stylet, application).
Je vais préparer un article pour répondre à ces problématiques.

N’hésitez pas à partager dans les commentaires les applications que vous utilisez au quotidien pour être plus efficace.

Être efficace pendant ces rendez-vous c’est génial, avoir une stratégie d’entreprise annuelle qui vous pousse vers le haut c’est top !!! J’ai justement préparé le guide, déjà téléchargé plusieurs centaines de fois !

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